Dando continuidade à série sobre o assunto Agilidade, nesse artigo vamos compartilhar a nossa visão, pensamentos e reflexões sobre o trabalho das Squads e o compartilhamento de profissionais em modelos ágeis.
Se você está chegando nesse texto, seja muito bem-vindo, mas recomendamos que dê uma lida no primeiro artigo da série Agilidade a base e por onde começo? Onde compartilhamos os fundamentos e algumas dicas de como iniciar a aplicação do pensamento ágil, vale a pena conferir.
Para iniciar, vamos começar pelo trabalho das Squads, o primeiro passo é definir o que é uma Squad dentro do ambiente de Agilidade:
Squads são equipes no formato independentes e autônomas, para planejar e executar as tarefas com o foco no objetivo final. Para que isso seja possível, as equipes passam a ser cross-funcionais, ou seja, é preciso que a equipe seja formada por pessoas com todas as habilidades necessárias para desenvolver o produto, todos trabalhando na mesma equipe e colaborando para atingir um objetivo comum.
E ainda: Cada Squad fica responsável por todos os aspectos de um determinado projeto, produto ou funcionalidade, e tem autonomia para tomar decisões e definir prioridades, contanto, é claro, que estejam alinhados aos objetivos macro da empresa.
Essas equipes variam de tamanho de acordo com objetivo de entrega, mas pela nossa experiência uma Squad é composta por 5 a 7 profissionais e como vimos na definição literal, são profissionais multidisciplinares, ou seja, com habilidades e conhecimento que se completam.
Não existe uma regra clara e específica de como selecionar os profissionais para fazerem parte de uma Squad, mas pela nossa experiência e o que vimos acontecer, esse processo se dá através de uma sequência de ações:
- Necessidade de criar ou melhor um produto ou serviço;
- Baseado nas características do produto e/ou serviço selecionar um PM (Product Manager) ou PO (Product Owner);
- Selecionar um Scrum Master ou Agile Coach para apoiar a Squad;
- Selecionar o time técnico, que chamamos de desenvolvedores independente de trabalhar com tecnologia ou não. Essa seleção leva em consideração as características do produto ou serviço e o PM ou PO possuem grande influência na seleção e montagem do time técnico.
Essas ações podem variar de acordo com a cultura do negócio e/ou características do produto/serviço, mas esses quatro passos tendem a acontecer toda vez que você tiver a necessidade de montar uma nova Squad.
Com os profissionais selecionados e comunicados, inicia-se uma segunda etapa, que é tão ou mais importante quanto a seleção dos profissionais. A formação de um time! E pela nossa experiência isso acontece através de um workshop que chamamos de Setup da Squad com todos os selecionados, onde:
- Trabalham dinâmicas de quebra gelo e de formatação de time, baseado em Management 3.0;
- Criam um nome para a Squad;
- Desenvolvem o objetivo da Squad;
- *Recebem e entendem o OKR (Objective Key Result) do Negócio, (com foco maior no Objetivo);
- *Desenvolvem os KRs que serão perseguidos nos próximos 3 meses;
- Definem o modelo de trabalho (remoto, presencial ou híbrido);
- Definem o método de trabalho (Scrum, Kanban ou outro modelo);
- Selecionam as ferramentas de apoio ao trabalho (ex: Jira, Kanbanize, Trello, Miro…);
- Alinham as cerimonias e cadências.
*Para empresas que já aplicam o OKR, caso você ainda não saiba o que é OKR dá uma lida no artigo O que é OKR e como aplico na minha empresa?
A partir desse momento é iniciar as atividades da Squad, sempre tendo como referência o objetivo estabelecido por ela própria, o OKR definido pelo negócio e alinhado com a Squad e o foco na geração de valor, através do atendimento das necessidades do cliente.
Esse cenário que compartilhamos até agora, é o ideal, ou seja, quando os profissionais são 100% dedicados ao trabalho da Squad, mas e quando temos compartilhamento de profissionais entre Squads ou outros projetos e até mesmo atividades do dia a dia. É possível trabalhar o modelo de agilidade?
A resposta é sim! É possível, mas (e sempre tem o mas) é importante ter clareza das dificuldades ou perdas que o compartilhamento de profissionais trará, e aqui listamos alguns pontos que já vivenciamos na nossa jornada dentro dos clientes:
- Dificuldade em manter o foco;
- Falta de clareza na priorização;
- Perda na velocidade das entregas;
- Diminuição na eficiência da Squad;
- Aumento na dificuldade de alinhamento e comunicação;
- Sobrecarga de atividades para o Agile Coach e/ou Scrum Master;
- Tendência de diminuição da qualidade das entregas;
- Frustração por parte do cliente com relação a evolução das demandas.
Essa lista pode ser bem maior, mas você pode estar se perguntando: Tá, mas então por qual motivo trabalharíamos com compartilhamento de profissionais?
Realmente olhando para a lista, não faz muito sentido, mas nós observamos quem em muitas empresas, é dessa maneira que alguns gestores iniciam a aplicação do pensamento e das práticas ágeis. O que está por trás dessa iniciativa é o pensando de:
“Eu preciso começar, preciso dar o primeiro passo!”
E por isso entendemos que essa abordagem, pode funcionar de maneira inicial e temporária, para dar o primeiro passo na adoção das práticas/pensamento ágil e demonstrar as diferenças e as vantagens (transparência, entregas em ciclos constantes, colaboração entre os profissionais) se comparado com outros modelos e métodos de gestão de projetos.
Esse modelo pode funcionar como uma forma de transição, pois existe muita resistência e desconfiança com relação a se isso tudo realmente funciona, o que é muito natural, pois como já falamos se trata de mudança de cultura, mudança de pensamento e de maneira de trabalhar e se tem uma coisa que ser humano não gosta muito, é de mudança, pois mudar dá trabalho e gera insegurança.
IMPORTANTE! Uma vez adotada essa estratégia para iniciar a aplicação da prática ágil, é preciso ter sempre em mente o que se ganha e o que se perde com ela, procurar demonstrar as vantagens e benefícios que ela trouxe com foco em conquistar apoio, a fim de migrar para o modelo de agilidade com profissionais 100% dedicados dentro das Squads.
Esperamos que esse artigo tenha ajudado com algumas dicas e reflexões.
No próximo artigo, vamos abordar como trabalhar as resistências na adoção da prática ágil e como evoluir a prática.
Até lá!
