Série Agilidade: O que é OKR e como aplico na minha empresa?

Dando continuidade à série sobre o assunto Agilidade, neste artigo vamos compartilhar os fundamentos do OKR (Objective Key Results) e como aplicamos e medimos nos projetos que facilitamos ou atuamos com mentoria.

Se você está chegando nesse texto, seja muito bem-vindo, mas recomendamos que dê uma lida nos três primeiros artigos dessa série Agilidade a base e por onde começo?,  Squad, por onde começar?  e Como vencer as resistências para adoção do pensamento ágil? E seguir evoluindo. Onde compartilhamos os fundamentos e algumas dicas de como iniciar a aplicação do pensamento ágil, explicarmos os fundamentos das Squads e como formar uma, e  como podemos vencer as resistências na adoção do modelo e seguir evoluindo a prática, vale a pena conferir.

Para iniciar, vamos trazer a definição do que é OKR e onde ele surgiu.

“OKR é um sistema de metas completo, baseado em princípios ágeis de gestão. É um sistema simples para criar alinhamento com metas dinâmicas, mensuráveis, com cadências curtas.” Ele foi criado em meados dos anos 70 por Andrew Grove na empresa Intel Corporation (fabricante de microprocessadores), e foi popularizado por John Doerr, quase três décadas mais tarde dentro do Google, os detalhes da criação do OKR e da popularização dele você encontra nos livros:

Como a definição que você leu acima deixa claro, o OKR se torna popular com o movimento da agilidade dentro das empresas e o avanço das startups, onde diferentes times (Squads), necessitam trabalhar alinhados as metas de negócio e de maneira colaborativa, visando aumentar o engajamento, motivação e distribuir a tomada de decisão entre os profissionais que compõem as Squads. Se você ainda não sabe muito o que é uma Squad recomendo que leia: Squad, por onde começar?.

Algumas características dos OKRs:

• Metas de curto prazo, geralmente trimestrais;
• Flexibilidade, essas metas podem ser customizadas de acordo com a necessidade da empresa;
• 60% das Metas, vem dos times operacionais;
• 40% dos OKRs vem da alta e média gestão;
• Os OKRs não são cascateados, e sim alinhados entre todos os níveis da organização;
• Existem Metas Roofshots (metas difíceis, mas realizáveis onde o sucesso significa atingir 100%);
• Existem Metas Moonshots (metas além do possível, onde o sucesso significa atingir de 60% à 70%).

Mais alguns detalhes que diferencia o sistema de metas OKR de outros sistemas:

• OKR não está atrelado a bônus financeiros;
• OKR não é apenas um input para saber a performance do colaborador;
• OKR não possui mecanismos de punição ou recompensas, mas estimula tentativa e erro;
• OKR não é confidencial, pelo contrário deve ser transparente para toda a organização.

Legal, está claro que o OKR é um sistema de metas, então você pode estar se perguntando, como formulamos essas Metas? A escrita do OKR se dá através da definição do Objetivo e do Resultados Chaves.

• Objetivo: É apenas um, deve ser inspirador, ambicioso e emocionalmente engajador e deve ter uma linguagem clara para todo o time e não é numérico.
• Resultado Chave: Não tem limite expresso, mas normalmente são três a quatro por objetivo. Importante, deve ser resultado e não atividades rotineiras e deve conter números por exemplo: Aumentar de X para Y, reduzir de A para B ou baseado em patamares: Atingir o nível Z.

Abaixo você pode ver alguns exemplos de OKRs:

A candência de elaboração e acompanhamento do sistema de metas OKR, como mencionamos, pode ser customizado de acordo com a necessidade e característica do negócio, mas pela nossa experiência o ciclo ocorre da seguinte maneira:

E a elaboração deles ocorre da seguinte maneira:

Como você pode perceber, para ter sucesso na adoção e implantação do Sistema de Metas OKR, é necessário ter o apoio da alta gestão, pois os objetivos, normalmente nascem lá, são os chamados objetivos de negócios, que serão alinhados com os demais níveis da organização e serão criados os resultados chaves que irá nortear o trabalho dos times na busca para atingir o objetivo estabelecido.

Uma vez que você criou o OKR é importante definir o Dono para esse OKR, que terá a responsabilidade de:

• Trabalhar com o time para desenvolver os OKRs;
• Alinhar com times os planos de ação para atingimento dos OKRs;
• Levar o time para apresentar os resultados dos OKRs.

O Dono do OKR pode ser um gestor, mas é importante deixar claro que os OKRs são de responsabilidade de todos os membros do time, o Dono do OKR desenvolve um papel de facilitador durante a execução das atividades e o acompanhamento da evolução.

Existe no mercado uma série de sistemas, aplicações para automatizar a gestão e o acompanhamento dos OKRs, mas recomendo sempre pensar grande e iniciar pequeno. Seguindo essa linha um bom e velho Microsoft Excel pode ajudar e muito. Se você já faz uso da Plataforma Colaborativa Miro (como nós), você terá diversos Template a sua disposição. Nós aqui da Innova utilizamos o “OKR Confidence Level”, ele é bem completo, e já traz a cadencia padrão de 3 meses, mas é claro que você pode adapta-lo.

Para finalizar, a dica que deixo é pensa grande, pensa que toda a sua organização irá trabalhar orientada a objetivos, mas comece pequeno, uma sugestão de início é:

1. Apresente para alta gestão os fundamentos e benefícios do Sistema de Metas OKR;
2. Alinhe com a alta gestão e selecione uma unidade de negócio para iniciar um piloto;
3. Alinhe com o líder da unidade de negócio o piloto;
4. Defina com o líder da unidade de negócio o objetivo que ele precisa perseguir;
5. Trabalhe com o time operacional a criação dos resultados chaves, tendo como base o objetivo estabelecido;
6. Defina o Dono do OKR (alguém que conheça do negócio);
7. Inicie o processo de acompanhamento semanal (defina e acompanhe os planos de ação se necessário);
8. Realize a apuração do OKR ao final de 3 meses (colete lições aprendidas);
9. Inicie um novo ciclo com essa área de negócio e expanda para mais uma área, repetindo os passos 1 à 7.

Pela nossa experiência se você seguir esses passos, levando em consideração e adaptando ao contexto da sua empresa, as chances de sucesso na adoção e evolução do Sistema de Metas OKR aumenta exponencialmente.

Com esse artigo encerramos a série sobre os fundamentos e a aplicação do pensamento ágil. Esperamos que esse conjunto de artigos tenha ajudado a trazer dicas, reflexões e esclarecer suas dúvidas.

No próximo artigo, vamos iniciar uma nova série agora com foco no pensamento centrado no ser humano, fundamentos, ferramentas e práticas.

Até lá!